Des salles polyvalentes qui répondent à vos besoins. Que ce soit pour des présentations, des sessions de formation, des réunions générales ou d’équipe, des petits ou grands comités, nous vous fournissons un mobilier qui facilite l’interaction.

Pour toute demande d’information, veuillez contacter :

Coordination du Centre des Grands-Vents
Téléphone: (709) 757-2816
Adresse courriel: grands-vents@acfsj.ca

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Demande de réservation


Politique Location de salles au CGV

Ouverture de dossier pour les nouveaux clients.

Lors de votre première réservation, nous vous ferons remplir et signer un document nous permettant de compléter votre dossier. Par cette signature, vous vous engagerez à respecter le fonctionnement et les règlements se rapportant aux locations de salle au Centre des Grands-Vents.

Pour la sécurité de tous, assurez-vous que l’assurance responsabilité de votre organisation couvre les frais en cas de dommages ou blessures lors de vos activités à l’extérieur de votre organisme, par conséquent lors de vos locations au Centre des Grands-Vents. Assurez-vous d’avoir dans votre équipe une personne formée en premiers soins et en réanimation cardiorespiratoire afin d’intervenir au besoin.

Heure d'ouverture du Centre.

Le Centre des Grands-Vents suit différents horaires en fonction de la période de l’année:

Septembre à Juillet Eté 
Lundi à Jeudi : 8h30 à 23h  Mardi à vendredi : 8h à 21h 
Mardi à vendredi: 8h à 21h Dimanche 8h30 à 16h
 Samedi et dimanche : 8h30 à 16h
Fermeture du Centre

Aucune réservation de salle n’est prise lorsque le Centre des Grands-Vents est fermé.

Tels que lors des congés fériés :

  • Fin de semaine de Pâques (vendredi et lundi inclus)
  • Fête des Patriotes (Le lundi précédent le 25 mai)
  • La Saint-Jean-Baptiste (24 juin)
  • La Confédération (1er juillet)
  • Journée des Régates (1er mercredi du mois d’août)
  • Fête de l’Acadie (15 août)
  • Fête du travail (1er lundi du mois de septembre) 
  • Action Grâces (2ème lundi du mois d’octobre).
  • Prenez note que le Centre sera également fermé deux semaines pour les vacances de Noël.
Conciergerie

Si votre organisme n’est pas locataire au Centre des Grands-Vents et que vous désirez louer une salle le soir, veuillez noter que l’appariteur est présent du lundi au vendredi jusqu’à 22 h. Pour les locations les samedis et dimanches, durant l’été, un coût supplémentaire de 40 $/heure pour un minimum de 3 heures vous sera facturé pour le service d’appariteur. Si tel est le cas, vous serez avertis lors de votre réservation.

Tarifs des locations

 Veuillez noter que les tarifs sont variables, des prix réduits peuvent être proposés en fonction de la période, durée et condition de la location. Les membres de l’Association Communautaire Francophone de St. Jean (ACFSJ) bénéficient d’un tarif préférentiel.

Facturation

Lors de votre première location, vous devrez payer le montant total de votre location avant celle-ci (frais de conciergerie inclus selon la situation). Dans le cas où les frais de conciergerie seraient différents que ceux facturés, une deuxième facture vous sera envoyée ou un crédit vous sera accordé lors de votre prochaine location.

Pour vos autres locations, votre facture vous sera envoyée par. Vous pouvez payer par chèque, en argent comptant, par virement Interac ou directement en ligne. Nous ne prenons pas les cartes de débit ni de crédit. Vous devrez effectuer le paiement de la facture dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation de celle-ci.

Annulation

Les frais d’annulation se produisent de la façon suivante:
– un préavis de 15 jours ouvrables ne vous donnera aucun frais d’annulation
– un préavis de 5 jours ouvrables vous coûtera 50% du montant de la location
– un préavis de 2 jours ouvrables vous sera facturé en complet.

Exemple : Vous avez une réservation prévue le mercredi 31 juillet. Pour éviter des frais, vous devez annuler avant le mercredi 10 juillet. Si l’annulation se fait entre le 10 juillet et le 26 juillet, vous serez facturé 50% du montant de la réservation. Si l’annulation se fait plus tard que le 29 juillet (inclus), vous serez facturé la somme totale.

Lorsque vous annulez une salle, vous devez appeler, ou le cas échéant envoyer un courriel au (709) 757-2816, grands-vents@acfsj.ca.

Utilisation des salles

Nous nous réservons le droit d’annuler toute réservation si vous utilisez une salle trop petite pour vos besoins (exemple : une salle de 10 personnes pour une réunion de 24 personnes). Pour éviter cette inconvenance, veuillez partagez vos besoins et demandes avec Manon Laverrière, afin de répondre au mieux à vos besoins.

Location cyclique ou à long terme

Notez que nous offrons des tarifs réduits pour des locations cycliques (hebdomadaires ou mensuelles) ou des locations à plus long terme (un mois de location continu). Ces offres vous seront partagées personnellement après nous avoir contacté avec vos besoins et demandes.

Propreté des salles

Notez que lors de votre arrivée les tables et les chaises sont disposées d’une manière précise. Nous vous demandons de les replacer de la même façon qu’à votre arrivée. Un plan de la salle est disponible à l’entrée du local pour vous aider. Prévoyez être deux personnes pour soulever et déplacer les tables car elles sont lourdes. Nous offrons la possibilité de placer la salle a votre arrivée et de la ranger avec des frais supplémentaires. 

De plus, nous vous demandons de jeter les déchets, de fermer les fenêtres et de vous assurer que la porte du local soit verrouillée. Des frais de 40$ pourraient être facturés si la salle n’est pas laissée dans l’état initial. Tout bris de matériel vous sera facturé. Toute décoration installée doit être retirée avant votre départ. Vous pouvez demander que la salle soit disposée en conférence et qu’elle soit rétablie par la suite. Pour ce service, un coût supplémentaire vous sera facturé.

Confidentialité des locateurs

L’ACFSJ est tenue à la confidentialité concernant l’identité des locataires du Centre des Grands-Vents. Par conséquent, l’ACFSJ ne fournira pas le nom de ceux-ci à tout autre organisme/groupe/individu intéressé par le même local, dans la même plage horaire.

Perte – Vol

Le Centre des Grands-Vents n’est pas responsable des objets perdus ou volés (bijoux, vêtements, lunettes, portefeuille, etc.).

Mode de réservation

Pour réserver un espace, veuillez nous contacter à ces coordonnées:
Téléphone au (709) 757-2816.
Courriel à grands-vents@acfsj.ca

Autres informations
Rôle de l’Association Communautaire Francophone de St. Jean

L’Association Communautaire Francophone de St. Jean (ACFSJ) coordonne la location de salles et s’occupe de facturer mensuellement les locataires du dernier mois. Sachez que l’ACFSJ tient compte de vos préférences de réservation, mais sélectionne les salles pour les organismes. Elle peut dans des cas précis, décider de vous changer de local. Dans ce cas, vous serez informés à l’avance de la nouvelle assignation. Cette dernière tiendra compte de vos besoins. L’ACFSJ se réserve le droit, après plusieurs avertissements écrits, d’annuler sans préavis toute réservation si le locateur ne respecte pas certaines clauses de cette politique ou maintient un comportement désobligeant.

Fonctionnement

À votre arrivée, nous vous demandons de vous présenter aux bureaux de l’ACFSJ, suite 254, afin de vous faire déverrouiller la porte de la salle que vous avez louée. C’est à ce moment que les accessoires et le matériel empruntés vous seront remis. Nous n’installons pas le matériel dans la salle pour vous. Vous êtes responsables de vérifier que le matériel est en bon état lorsque vous en prenez possession. Vous devez rapporter le matériel aux bureaux de l’ACFSJ, salle 254, après utilisation.

En votre absence, l’ACFSJ se réserve le droit de ne pas ouvrir la porte de la salle que vous avez louée à vos participants.

Affichage de vos activités

Si vous disposez de matériel publicitaire et souhaitez les afficher, veuillez le faire savoir à l’ACFSJ qui pourra vous donner les indications applicables. Il y a plusieurs espaces d’affichage possibles, à l’entrée du Centre des Grands-Vents, à l’entrée de l’espace loué ou sur le panneau d’affichage, et l’ACFSJ pourra aussi partager l’information à ses membres ou sur réseaux sociaux, sous la condition que les informations soient en français, ou préférablement bilingue.

Animaux

Les animaux sont strictement interdits dans le bâtiment à l’exception des chiens guide ou d’assistance. Toutefois, vous pouvez faire une demande spéciale pour une activité exceptionnelle (ex. : zoothérapie).

Permis d alcool

L’ACFSJ dispose d’un permis de vente d’alcool et peut offrir un service de bar. Merci de nous en informer dès que possible afin de coordonner le service et mieux répondre à vos besoins.

Service d incendie

Prendre note qu’une visite des lieux et des installations peut être effectuée par un membre du personnel du Service des Incendies – division prévention, à tout moment lors de la réservation.

Si vous ne respectez pas les conditions établies dans le processus de validation avec ce Service, l’activité pourrait être annulée sur le champ par la personne en autorité (préventionniste, pompier, police). Le Centre des Grands-Vents ne sera pas responsable des dommages que cela pourrait vous causer et il n’y aura aucun remboursement possible.

Pour des raisons de sécurité, rien ne doit se trouver dans les corridors.

Procédure d évacuation

Si le système d’alarme incendie se déclenche, vous devez :

  • Sortir immédiatement de l’établissement et vous assurez que l’ensemble des participants et membres de votre organisation évacuent les lieux ;
  • Vous rendre tous au point de rassemblement qui se situe à côté du jardin collectif (devant l’entrée principale du Centre).
Bâtiment accessible et adapté

Le Centre des Grands-Vents est fier d’être un bâtiment accessible et adapté. Les éléments suivants sont présents afin de faciliter l’accès aux personnes vivant avec une mobilité réduite :

  • Bouton pressoir pour les portes extérieures;
  • Les toilettes répondent aux normes d’accessibilité;
  • Salles de bain avec barre d’appui;
  • Escalier avec main courante de chaque côté;
  • Hauteur de la signalisation;
  • Poignées de porte adaptées (en bec de canne);
  • Fauteuils roulants disponibles à l’accueil;
  • Stationnement pour triporteur et quadriporteur;
  • Table à langer pour bébés.
Personnes à mobilité réduite

La Ville de St. Jean exigé, par mesure préventive, que les groupes de personnes à mobilité réduite assemblées dans l’une des salles du Centre des Grands-Vents prévoient la présence d’un responsable et d’un accompagnateur capable de déplacer les personnes lors de situations d’urgence. Nous entendons par mobilité réduite, tant les personnes se déplaçant avec l’aide d’une canne, en triporteur ou quadriporteur, en fauteuil roulant ainsi que les enfants en bas âge.

Cellulaire

Afin d’offrir des conditions idéales de réunion, de formation, de travail pour les usagers et le personnel au Centre des Grands-Vents; nous demandons aux utilisateurs et utilisatrices de cellulaire de parler à voix basse.

Stationnement

Il est interdit de stationner devant l’entrée du Centre. La zone débarcadère (15 minutes) se trouve à l’avant. 

Le Centre des Grands-Vents dispose d’espaces de stationnement et nous vous prions d’en faire usage. Une seconde porte d’entrée se trouve sur l’aile gauche du bâtiment, plus proche de la zone de stationnement.

Nous vous prions de prendre connaissance des lieux et remarquer les panneaux routiers sur la route, et en prendre considération lors de votre départ du Centre.

Environnement

Le Centre des Grands-Vents dispose d’un espace ouvert, d’un jardin communautaire, et est située en amont d’un sentier à travers Pippy Park. 

Restaurant et traiteur

Il est également possible de vous faire livrer votre repas ou utiliser un service traiteur. Vous êtes responsables de vos réservations ainsi que de retourner le matériel.

Services à faible coût

  • Service de bar (boissons gazeuses, eau, boissons alcoolisées); 
  • Service de photocopies.

Lors de votre réservation, informez-vous pour connaître les coûts de ces services.

Contactez-nous

  • Pour toutes questions ou demande d’information:
  • Association Communautaire Francophone de St. Jean
    Centre des Grands-Vents 65 Ridge Road, salle 254 – St. Jean, NL, A1B 4P5
  • (709) 757-2816,